Nhà thuốc của bạn có đạt chuẩn GPP hay không sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, một trong số đó là các Quy trình thao tác chuẩn (SOP) mà bạn chuẩn bị cho nhà thuốc của mình. Cùng Sỉ tìm hiểu về các Quy trình thao tác chuẩn (SOP) tại nhà thuốc GPP nhé.
Quy trình thao tác chuẩn SOP cho nhà thuốc là gì?
Quy trình thao tác chuẩn (SOP: standard operating procedure) được hiểu là văn bản trình bày thứ tự các thao tác của một hoạt động nào đó mà mọi người phải tuân theo.
Tương tự, Quy trình thao tác chuẩn (SOP) tại nhà thuốc GPP mô tả chi tiết các quy trình mà nhân viên nhà thuốc phải tuân theo để đảm bảo hoạt động cung cấp thuốc cho người dân diễn ra an toàn và hiệu quả.
Vai trò của quy trình thao tác chuẩn SOP cho nhà thuốc
Dù là trong lĩnh vực nào, quy trình SOP cũng hướng các lợi ích thiết thực như:
- Nêu ra các công việc cần làm theo một quy trình cụ thể: đảm bảo mọi nhân viên đều thao tác như nhau, mang lại sự đồng nhất về chất lượng dịch vụ;
- Tiêu chuẩn đo lường hiệu năng làm việc: là quy chuẩn để đánh giá mọi nhân viên về mức độ hoàn thành công việc;
- Công cụ đối chiếu dạng văn bản: giúp đỡ nhân viên dễ dàng nhớ thao tác. Tiết kiệm thời gian khi đào tạo nhân viên mới;
- Là căn cứ để dễ dàng kiểm tra, giám sát: thông tin cơ sở cho việc kiểm tra chất lượng hay thẩm định hệ thống;
- Hồ sơ hiệu năng: là nền tảng để sửa đổi, bổ sung hay cải tiến điều kiện kinh doanh hay quy trình;
- Tài liệu kinh doanh: tài liệu để xem lại khi có vấn đề liên quan đến sự phân phối (khiếu nại hay thu hồi sản phẩm).
Quy trình thao tác chuẩn SOP khi bán thuốc tại nhà thuốc GPP
Bước 1: Tiếp đón và chào hỏi khách hàng
Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc
Khi kiểm tra đơn thuốc, cần chú ý các nội dung sau:
- Tính hợp lệ của đơn thuốc
- Đơn thuốc phải được kê theo đúng mẫu quy định
- Phải có đủ tên, chữ ký, địa chỉ và dấu phòng khám, bệnh viện của bác sĩ
- Không quá 5 ngày kể từ ngày kê đơn
- Kiểm tra thông tin người bệnh gồm tên, tuổi, địa chỉ và chuẩn đoán bệnh.
- Kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng và số lượng, cách dùng, liều dùng và cách phối hợp.
- Chỉ thực hiện các bước tiếp theo khi đơn thuốc hợp lệ.
Đối với các đơn thuốc không hợp lệ, tùy thuộc vào các trường hợp cụ thể mà nhân viên bán thuốc hỏi lại người kê đơn hoặc từ chối bán và phải giải thích cho người mua.
Bước 3: Nhập dữ liệu vào máy tính và thu tiền
Nhân viên tiến hành nhập thông tin đơn thuốc vào máy tính.
Trong trường hợp nhà thuốc hết các loại thuốc kê đơn cần thông báo cho bệnh nhân để yêu cầu bác sĩ kê thuốc khác hoặc chọn các loại thuốc tương đương và được sự chấp nhận từ bệnh nhân/ người nhà.
Chú ý: Chỉ có dược sĩ đại học mới thực hiện việc thay thế thuốc.
Bước 4: Lấy thuốc theo hóa đơn
Lấy thuốc theo hóa đơn, cho vào các túi và ghi rõ tên thuốc, cách dùng và thời gian dùng các thuốc đã kê.
Ghi rõ:
- Tên thuốc và số lượng thuốc đã thay thế (nếu có).
- Số lượng thuốc đã bán.
Bước 5: Hướng dẫn cách dùng
Hướng dẫn, giải thích chi tiết cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách dùng của từng loại thuốc có trong đơn
Bước 6: Giao hàng cho khách
Giao hóa đơn, đơn thuốc và thuốc cho khách kèm lời cảm ơn khách hàng.
12 SOP nhà thuốc GPP cần thực hiện
Một nhà thuốc đạt chuẩn GPP cần có 12 quy trình thao tác chuẩn sau, quý đọc giả có thể tham khỏa nội dung cần có trong SOP bên dưới:
1. Quy trình SOP mua thuốc
- Lựa chọn nhà cung ứng sản phẩm
- Thực hiện thanh toán giao dịch mua thuốc
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập vào bán tại nhà thuốc
2. Quy trình SOP bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn
- Chào hỏi người mua thuốc (bệnh nhân)
- Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc tiếp nhận
- Lựa chọn thuốc
- Lấy thuốc theo đơn đã kê
- Hướng dẫn cách sử dụng thuốc
- Lưu trữ thông tin, thanh toán, giao hàng
3.Quy trình SOP bán thuốc không theo đơn
- Chào hỏi người mua thuốc
- Thu thập thông tin, tìm hiểu nguyên nhân sử dụng thuốc của người bênh
- Xem xét, đưa ra tư vẫn nếu cần
- Lấy thuốc
- Hướng dẫn cách sử dụng thuốc
- Lưu trữ thông tin, thanh toán, giao hàng
4. Quy trình SOP bảo quản và theo dõi chất lượng
Mỗi nhà thuốc sẽ có cách sắp xếp riêng, nhưng cần đảm bảo phương pháp sắp xếp, cách bảo quản được triển khai đúng – đủ, tiện cho việc kiểm soát chất lượng thuốc theo thời hạn
5. Quy trình SOP giải quyết thuốc khiếu nại thu hồi
Thông báo về việc ngừng bán, ngừng nhập và nhận tích thu loại sản phẩm này đến với các trụ sở, nhân viên cấp dưới và người mua có liên quan
Kiểm tra, rà soát các mẫu có trong nhà thuốc, gồm số liệu hiển thị trên hệ thống cũng như trong thực tế
Nhận hàng trả về từ người mua theo nguyên tắc dựa vào số lượng, thực trạng hộp, chất lượng thuốc
Thống kê số liệu, làm báo cáo gửi lên cơ quan nhà nước theo đúng pháp luật
Giải quyết các vấn đề khi có khiếu nại về thuốc
6. Quy trình SOP đào tạo
Nhân viên mới: cần huấn luyện nhân viên để nắm rõ các quy trình thao tác chuẩn, quy định, luật lệ, … trong nhà thuốc của bạn. Ngoài ra, kiến thức về dược phẩm, cách giao tiếp với khách hàng cũng cần được giảng dạy kĩ càng
Nhân viên cũ: cần có chương trình đào tạo, giảng dạy lại, kiểm tra kiến thức và kỹ năng phù hợp với từng giai đoạn. Bên cạnh đó, việc trang bị các phương tiện giúp cập nhật tin tức tức, kiến thức, kỹ năng hay tổ chức các buổi giao lưu, học hỏi từ các chuyên gia trong ngành cũng nên được chú trọng.
7. Quy trình SOP tư vấn điều trị
- Chào hỏi khách hàng
- Tìm hiểu thông tin bệnh nhân
- Nếu vấn đề sức khỏe của bệnh nhân nằm ngoài năng lực chữa trị của Dược sĩ, cần khuyên người bệnh tìm đến các cơ sở khám chữa bệnh gần nhất để được hỗ trợ kịp thời
- Đưa ra lời khuyên cho người bệnh về chế độ ăn uống, sinh hoạt phù hợp
- Tuân theo quy trình thao tác chuẩn về bán thuốc không theo đơn
8. Quy trình SOP hướng dẫn ra lẻ thuốc
Người ra lẻ thuốc cần giữ cho những dụng cụ chứa thuốc, ra lẻ thuốc được sạch sẽ, thao tác ra lẻ đúng quy chuẩn khi cắt liều
9. Quy trình SOP hướng dẫn vệ sinh nhà thuốc
Vệ sinh nhà thuốc GPP đúng quy trình yêu cầu 3 mức độ: Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
- Hàng ngày: vệ sinh nền nhà, tủ kính, bàn ghế, các đồ vật thao tác hàng ngày
- Hàng tuần: Làm sạch cửa ra vào, vệ sinh mạng nhện, bụi ở góc tường, trần nhà, quạt, điều hòa
- Hàng tháng: Triển khai vệ sinh kệ trưng thuốc, tủ lạnh
10. Quy trình SOP ghi chép nhiệt độ và độ ẩm
Đây là công việc cần được thực hiện hằng ngày vì liên quan đến quy trình bảo đảm chất lượng thuốc
Yêu cầu: Độ ẩm không quá 75%, nhiệt độ không quá 30 độ C
11. Quy trình SOP sắp xếp trình bày
Việc sắp xếp nhà thuốc GPP cần tuân theo các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 1: Sắp xếp thuốc theo từng nhóm thuốc riêng biệt
- Nguyên tắc 2: Sắp xếp theo điều kiện bảo quản của từng nhóm thuốc
- Nguyên tắc 3: Sắp xếp tuân thủ theo quy định chuyên môn hiện hành.
- Nguyên tắc 4: Sắp xếp theo tiêu chí: Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra.
- Nguyên tắc 5: Sắp xếp thuốc theo nguyên tắc FEFO & FIFO
- Nguyên tắc 6: Sắp xếp tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang trong nhà thuốc
12. Quy trình SOP hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt
Quy trình SOP cuối cùng trong 12 SOP cho nhà thuốc GPP mà bạn cần biết đó là quy trình hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt. Quy trình này có liên hệ với SOP 5 – Giải quyết thuốc bị khiếu nại hoặc tịch thu.
Thuốc phải kiểm soát đặc biệt là các loại thuốc như: Thuốc độc, thuốc trong “Danh mục thuốc, dược chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực”; các thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất
Nếu các loại thuốc này nhận được thông tin, công văn tịch thu của cơ quản quản lý nhà nước, hoặc khi nhà thuốc phát hiện có hàng không đạt yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng, thì bạn cần phải tuân thủ các quy tắc hủy sao cho đúng quy trình.
Ngoài ra, các nhà thuốc còn cần phải tìm hiểu thêm từ Hội đồng hủy thuốc KSĐB và lưu giữ thông tin cho để thực hiện báo cáo giải trình .
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu xong về quy trình thao tác chuẩn cho nhà thuốc cũng như 12 Quy trình thao tác chuẩn tại nhà thuốc GPP mà bạn cần biết, thuocsi.vn xin đính kèm file biểu mẫu quy trình chuẩn SOP tại nhà thuốc GPP sop-quay-thuoc-nha-thuoc .rar quý độc giả có thể tham khảo. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp bạn điều hành nhà thuốc của mình tốt nhất.
